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Fil d'ariane

Inventaire des fichiers de renseignements personnels

L'inventaire des fichiers de renseignements personnels permet de savoir si l'organisme est susceptible de conserver des renseignements personnels. L'article 76 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels mentionne les informations que doit contenir l'inventaire.

Les mesures de sécurité pour la protection des renseignements personnels

Le Centre de services partagés du Québec met en œuvre des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels que contiennent les fichiers. Ces mesures répondent aux normes et aux bonnes pratiques en matière de sécurité de l’information. Des mesures de sécurité sont mises en place pour assurer le contrôle physique des différents lieux d’accès et des mesures de sécurité logiques sont prises pour limiter l’accès aux fichiers et garantir un environnement réseau sécurisé. Il utilise des moyens d’entreposage et de destruction sécuritaires des documents et de l'information sur support papier et numérique.

Fichiers relatifs aux employés du CSPQ

Moyens de communication

Ressources matérielles

Ressources humaines

SAGIR

Autres

Dossier général de planification des activités de prévention/santé et sécurité

Finalité
Ce fichier comprend des informations sur les employés afin de planifier les activités en prévention/santé et sécurité.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements financiers, renseignements relatifs aux opinions et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
La personne concernée, une autre direction du CSPQ et un autre organisme public (Association paritaire pour la santé et la sécurité du travail).

Catégories de personnes concernées
Le personnel du CSPQ.

Catégories de personnes qui ont accès
Gestionnaire et personnel responsable des dossiers de la santé et sécurité.

Mode de gestion du fichier
Dossier papier et enregistré sur disque interne ou réseau.

Mise à jour
2009-10-22

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Dossiers médicaux des employés

Finalité
Les dossiers médicaux des employés contiennent les documents nécessaires à la gestion des cas d’invalidité.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail et renseignements relatifs aux opinions.

Provenance des renseignements
La personne concernée, une personne ou un organisme privé (assurances collectives, médecins et psychologues industriels) et un autre organisme public (Régie des rentes du Québec et Société de l'assurance automobile du Québec).

Catégories de personnes concernées
Le personnel du CSPQ.

Catégories de personnes qui ont accès
Gestionnaire et personnel responsable des dossiers de relations de travail, de la santé et de la sécurité au travail et de l’invalidité.

Mode de gestion du fichier
Dossier papier et enregistré sur disque interne ou réseau.

Mise à jour
2009-10-22

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Dossier principal de l'employé

Finalité
Ce dossier contient, à des fins de gestion des ressources humaines, les principaux documents relatifs à l'employé, à l'exception des renseignements relatifs à la santé.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements financiers et renseignements relatifs aux opinions.

Provenance des renseignements
La personne concernée, une autre direction du CSPQ.

Catégories de personnes concernées
Le personnel du CSPQ.

Catégories de personnes qui ont accès
Gestionnaire et personnel autorisé de la Direction générale des services-conseils en gestion des ressources humaines.

Mode de gestion du fichier
Dossier papier.

Mise à jour
2009-11-29

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Gestion des dossiers avec la Commission de la santé et de la sécurité du travail

Finalité
Ce fichier comprend la documentation relative aux demandes des employés du CSPQ auprès de la Commision de la santé et de la sécurité du travail.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements financiers et renseignements relatifs aux opinions.

Provenance des renseignements
La personne concernée, une personne ou un organisme privé (médecins et psychologues industriels) et un autre organisme public (Commission de la santé et de la sécurité au travail).

Catégories de personnes concernées
Le personnel du CSPQ.

Catégories de personnes qui ont accès
Gestionnaire et personnel responsable des dossiers de relations de travail, de la santé et de la sécurité du travail et de l’invalidité.

Mode de gestion du fichier
Dossier papier et enregistré sur disque interne ou réseau.

Mise à jour
2009-10-22

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Gestion des postes et des effectifs du CSPQ

Finalité
Ce système assure le suivi des postes et des personnes et permet de produire de l’information de gestion.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements financiers, renseignements relatifs aux opinions et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
Une autre direction du CSPQ.

Catégories de personnes concernées
Le personnel du CSPQ.

Catégories de personnes qui ont accès
Gestionnaire et personnel de la Direction générale des services-conseils en gestion des ressources humaines.

Mode de gestion du fichier
Dossier papier, enregistré sur disque interne ou réseau et système.

Mise à jour
2009-10-22

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Relations de travail

Finalité
Ces informations servent à assurer le suivi des différents dossiers en relation de travail, soit les griefs, les plaintes et les dossiers disciplinaires.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements financiers, renseignements relatifs aux opinions et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
La personne concernée et une autre direction du CSPQ.

Catégories de personnes concernées
Le personnel du CSPQ.

Catégories de personnes qui ont accès
Gestionnaire et personnel responsable des relations de travail, de la santé et de la sécurité du travail et de l’invalidité.

Mode de gestion du fichier
Dossier papier, enregistré sur disque interne ou réseau.

Mise à jour
2009-10-22

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Fichier des usagers de bibliothèques membres du Réseau informatisé des bibliothèques gouvernementales du Québec

Finalité
Gestion des prêts de documents.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
La personne concernée.

Catégories de personnes concernées
Usager du CSPQ (citoyen), le personnel du CSPQ et le personnel d'un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès
Personnel de la bibliothèque Cécile-Rouleau et du Réseau informatisé des bibliothèques gouvernementales du Québec.

Mode de gestion du fichier
Système.

Mise à jour
2009-10-22

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Gestion - commande, inventaire et facturation relatifs aux produits et services des Publications du Québec

Finalité
Gestion des transactions entre les Publications du Québec et sa clientèle.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs aux opinions et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
La personne concernée.

Catégories de personnes concernées
Usager du CSPQ (citoyen).

Catégories de personnes qui ont accès
Ensemble des employés de la distribution (service à la clientèle, personnel de saisie et d’expédition).

Mode de gestion du fichier
Système.

Mise à jour
2009-10-22

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Gestion des abonnements aux Publications du Québec

Finalité
Gestion des abonnements périodiques et permanents des Publications du Québec.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs aux opinions et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
La personne concernée.

Catégories de personnes concernées
Usager du CSPQ (citoyen).

Catégories de personnes qui ont accès
Personnel responsable du service à la clientèle et à l’encaissement.

Mode de gestion du fichier
Système.

Mise à jour
2009-10-22

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Acheteurs et enchérisseurs des encans gouvernementaux

Finalité
Gestion des encans dans le cadre de la valorisation des surplus.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
La personne concernée.

Catégories de personnes concernées
Usager du CSPQ (citoyen).

Catégories de personnes qui ont accès
Personnel de la Direction de la gestion et de la disposition des biens.

Mode de gestion du fichier
Dossier papier et enregistré sur disque interne ou réseau.

Mise à jour
2009-10-22

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Base de données sur l'utilisation des téléphones cellulaires

Finalité
Gestion des comptes de téléphonie cellulaire des employés du gouvernement.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
Une personne ou un organisme privé (fournisseurs de téléphonie).

Catégories de personnes concernées
Le personnel du CSPQ et le personnel d'un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès
Personnel responsable de la facturation, du suivi des commandes et de l’offre de téléphonie cellulaire.

Mode de gestion du fichier
Système.

Mise à jour
2009-10-22

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Gestion des biens saisis

Finalité
Gestion et suivi des dossiers de soumission et des nouveaux acquéreurs des immeubles.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
La personne concernée.

Catégories de personnes concernées
Usager du CSPQ (citoyen).

Catégories de personnes qui ont accès
Personnel de la Direction de la gestion et de la disposition des biens.

Mode de gestion du fichier
Dossier papier et enregistré sur disque interne ou réseau.

Mise à jour
2009-10-22

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Programme Abonne-Bus

Finalité
Assurer la gestion du programme Abonne-Bus offert aux employés du CSPQ. Inscription des employés et de leur famille (si abonnés) au programme de transport en commun offert par le Réseau de transport de la Capitale.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements personnels relatifs au travail. Renseignements d'identité.

Provenance des renseignements
Les personnes concernées.

Catégories de personnes concernées
Le personnel du CSPQ et le personnel d'un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès
Le personnel de la Direction de la gestion immobilière du CSPQ.

Mode de gestion du fichier
Dossier papier et support informatique.

Mise à jour
2009-11-27

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Banque des candidats inscrits à des concours de recrutement  (incluant les systèmes de recrutement en ligne)

Finalité
Gestion des réserves et des concours de recrutement public de la fonction publique.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité et renseignements relatifs au travail.

Provenance des renseignements
La personne concernée.

Catégories de personnes concernées
Usager du CSPQ (citoyen).

Catégories de personnes qui ont accès
Le personnel de la Direction du recrutement et de la promotion qui est impliqué dans le traitement des candidatures inscrites aux réserves et aux concours de recrutement.

Mode de gestion du fichier
Dossier papier et système.

Mise à jour
2009-11-17

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Banque interministérielle de mobilité

Finalité
Dotation d’emploi par voie de mutation dans différents ministères et organismes de la fonction publique du Québec.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements relatifs aux opinions et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
La personne concernée.

Catégories de personnes concernées
Le personnel du CSPQ et le personnel d'un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès
Gestionnaire et personnel responsable des dossiers de la mobilité et du redéploiement.

Mode de gestion du fichier
Dossier papier et système.

Mise à jour
2009-10-22

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Gestion de concours

Finalité
Gestion de la tenue de réserves et de concours.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
La personne concernée.

Catégories de personnes concernées
Usager du CSPQ (citoyen).

Catégories de personnes qui ont accès
Le personnel de la Direction du recrutement et de la promotion qui est impliqué dans le traitement des candidatures inscrites aux campagnes de recrutement.

Mode de gestion du fichier
Système.

Mise à jour
2009-10-22

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Gestion des promotions sans concours

Finalité
Effectuer le suivi du traitement des dossiers de promotion sans concours.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements financiers et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
Un autre organisme public.

Catégories de personnes concernées
Le personnel du CSPQ et le personnel d’un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès
Le personnel de la Direction du recrutement et de la promotion qui est impliqué dans le traitement des dossiers de promotion sans concours.

Mode de gestion du fichier
Système.

Mise à jour
2009-10-22

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Gestion du personnel cadre en transition de carrière

Finalité
Système qui permet de faire l’appariement entre les postes disponibles et les cadres en transition de carrière.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail et renseignements relatifs aux opinions.

Provenance des renseignements
La personne concernée et un autre organisme public.

Catégories de personnes concernées
Le personnel du CSPQ et le personnel d'un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès
Personnel de la Direction de l'évaluation et de la mobilité.

Mode de gestion du fichier
Dossier papier et système.

Mise à jour
2009-10-22

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Gestion du personnel en disponibilité

Finalité
Processus de gestion du personnel en disponibilité dans la fonction publique.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements financiers, renseignements relatifs aux opinions et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
La personne concernée et un autre organisme public.

Catégories de personnes concernées
Le personnel du CSPQ.

Catégories de personnes qui ont accès
Personnel de la Direction de l'évaluation et de la mobilité.

Mode de gestion du fichier
Dossier papier et système.

Mise à jour
2009-10-22

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Liste interministérielle des temporaires mis à pied

Finalité
Liste qui permet de référer à des emplois occasionnels et réguliers les employés temporaires mis à pied.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
Un autre organisme public.

Catégories de personnes concernées
Usager du CSPQ (citoyen), le personnel du CSPQ et le personnel d'un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès
Personnel de la Direction de l'évaluation et de la mobilité.

Mode de gestion du fichier
Dossier papier, enregistré sur disque interne ou réseau et système.

Mise à jour
2009-10-22

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Programme de développement de l’employabilité à l’intention des personnes handicapées

Finalité
Gestion des stages de développement de l’employabilité pour des personnes handicapées.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
La personne concernée et une personne ou un organisme privé (service spécialisé de main-d’œuvre et regroupement des organismes spécialisés pour l’emploi des personnes handicapées).

Catégories de personnes concernées
Le personnel du CSPQ et le personnel d'un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès
 Le personnel affecté au programme de la Direction des services en région et de la Direction du recrutement et de la promotion, régions de Québec et de Montréal, a accès aux dossiers relevant de leur région respective.

Mode de gestion du fichier
Dossier papier et enregistré sur disque interne ou réseau.

Mise à jour
2009-10-22

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Système automatisé de gestion de l’information sur le personnel de la fonction publique

Finalité
Gestion de la rémunération et des avantages sociaux, outil de calcul de la paie.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail, renseignements financiers, renseignements relatifs aux opinions et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
La personne concernée, une autre direction du CSPQ et un autre organisme public.

Catégories de personnes concernées
Le personnel du CSPQ et le personnel d'un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès
Personnel de rémunération de la Direction générale des services de rémunération.

Mode de gestion du fichier
Système.

Mise à jour
2009-10-22

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SAGIR : Solution d'affaires en gestion intégrée des ressources (SGR1)

Finalité
Solution de gestion des ressources financières et matérielles.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité, renseignements relatifs au travail et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
La personne concernée, une autre direction du CSPQ et un autre organisme public.

Catégories de personnes concernées
Usager du CSPQ (citoyen), le personnel du CSPQ et le personnel d'un ministère ou d'un organisme.

Catégories de personnes qui ont accès
Personnel autorisé de la Direction générale des solutions d'affaires en gestion intégrée des ressources.

Mode de gestion du fichier
Système.

Mise à jour
2009-11-24

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Système comptable du Centre de services partagés du Québec

Finalité
Gestion des revenus et des dépenses du CSPQ.

Catégorie de renseignements personnels
Renseignements d'identité et autres renseignements personnels.

Provenance des renseignements
La personne concernée.

Catégories de personnes concernées
Usager du CSPQ (citoyen).

Catégories de personnes qui ont accès
Personnel autorisé de la Direction générale des services de gestion stratégique affecté à la gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs.

Mode de gestion du fichier
Dossier papier.

Mise à jour
2009-10-22

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