Vous êtes ici :
  1. Accueil
  2. Faire affaire avec le CSPQ
  3. Services de documentation
  4. Gestion documentaire et entreposage

Gestion documentaire et entreposage

Description du service

Nous offrons aux ministères et organismes des services spécialisés en gestion documentaire et entreposage, qui comprennent :

  • la gestion intégrée des documents
  • la conservation des documents
  • l’entreposage et la distribution 

Ce que le service comprend

Gestion intégrée des documents

Des services sur mesure, de nature professionnelle et technique, comprenant :

  • la réalisation et la révision d’outils encadrant la gestion documentaire (état de situation, plan de classification, calendrier de conservation, politiques, directives, procédures)
  • l’accompagnement dans l’implantation et le suivi des outils de gestion documentaire (planification, choix d’une solution logicielle, formation du personnel, soutien technique et professionnel, déclassement, disposition, échantillonnage, etc.)

Conservation des documents

La conservation des documents offre les services suivants :

  • la conservation de documents semi-actifs et inactifs de tout format
  • la conservation de documents technologiques (copies de sécurité sur des supports numériques)

Les services de conservation englobent notamment le dépôt, la sortie et le retour des documents, la consultation sur place et la disposition finale.

La conservation des documents s’effectue en conformité avec les lois en vigueur en la matière. Les installations physiques et les procédures rigoureuses du CCD garantissent la sécurité des documents, favorisent leur préservation et assurent la protection des renseignements personnels et confidentiels.

Entreposage et distribution

Il est possible de louer des locaux d’entreposage et de bénéficier des services afférents; ceux-ci se détaillent comme suit :

  • l’entreposage des différents produits des clients (brochures, dépliants, enveloppes, formulaires, meubles ou autres);
  • l’assemblage, l’emballage, l’adressage et l’expédition des produits, selon les consignes du client.

Ce que le service ne comprend pas

La conservation des documents ne comprend pas le transport des documents. Le client utilise le service de transport de son choix.

Niveaux de service

Disponibilité du service

Les services sont accessibles du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30.

Délai d’obtention du service

Gestion intégrée des documents

Un conseiller en gestion intégrée des documents entrera en contact avec vous, dans un délai de 48 heures ouvrables suivant la réception d’une demande de services.

Conservation des documents 

Le délai du service de sortie de documents est habituellement de 24 heures. Le délai du service d’urgence, durant les heures régulières de bureau, est de 90 minutes. Un service d’urgence est également disponible en dehors des heures d’ouverture. Pour toute autre demande, le CCD communiquera avec vous dans un délai de 24 heures.

Entreposage et distribution

Délai de 24 heures ouvrables pour la réception et la préparation des commandes. Celles-ci doivent être prêtes pour l’expédition dans ce même délai. Pour toute autre demande, nous communiquerons avec vous dans un délai de 24 heures ouvrables.

Modalités de partenariat

Le CSPQ s'assure de :

  • préparer les ententes de service et en faire le suivi;
  • aviser le client lors d’un problème lié à la réalisation des travaux;
  • prendre en charge la facturation.

Dans le cas de l’entreposage et de la distribution : 

  • effectuer la saisie et la mise à jour des données d’inventaire;
  • faire la réception des commandes.

De son côté, le client doit :

Gestion intégrée des documents

  • fournir au CSPQ l’information nécessaire à la détermination de ses besoins;
  • évaluer ses besoins et décider de la nature et des quantités des biens et services requis;
  • assurer la collaboration de la personne responsable de la gestion documentaire et cibler les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet.

Conservation des documents 

  • ranger les documents dans des contenants, selon les particularités du CSPQ;
  • décrire le contenu de chaque contenant (boîte ou autre) sur un bordereau prévu à cet effet et transmettre ces bordereaux au CSPQ;
  • communiquer au CSPQ la liste des personnes autorisées à traiter avec lui, ainsi que leurs coordonnées, et assurer la mise à jour de cette liste.

Entreposage et distribution

  • faire le suivi de ses inventaires et réapprovisionner l’entrepôt au besoin;
  • aviser le CSPQ des dates de livraison et de réception des produits.

Tarification

Pour la réalisation des projets en gestion documentaire, la tarification est établie selon la nature et la complexité des travaux à réaliser. Nous vous invitons à communiquer avec nous pour obtenir une proposition d’affaires pouvant répondre à vos besoins; celle-ci est basée sur les grilles tarifaires suivantes :  

Soutien à l'utilisation

Conservation des documents

Soutien à la clientèle : 418 646-7696, poste 236

Soutien  aux commandes de documents : 418 646-7696, poste 223

Le Guide de conservation des documents contient tous les renseignements nécessaires pour bénéficier des différents services du Centre de conservation des documents (CCD).

Guide de conservation des documentsCe lien ouvre un document pdf dans une nouvelle fenêtre.

Utilisez les formulaires afin d’optimiser le déroulement des opérations.

Consultez les aide-mémoire et autres guides produits pour bénéficier du service en ligne.

Clients Boîtes :

Clients Cartouches :

Entreposage et distribution

Soutien à la clientèle : 418 878-3514 ou 418 870-1457

Pour obtenir ce service

Gestion intégrée des documents

Par téléphone : 418 646-7992

Par courriel : boite.dgid@cspq.gouv.qc.ca 

Conservation des documents

Par téléphone : 418 646-7696, poste 231

Par courriel : ccd@cspq.gouv.qc.ca 

Entreposage et distribution

Par téléphone : 418 878-3285

Par courriel : ded@cspq.gouv.qc.ca 

Pour information supplémentaire

Gestion intégrée des documents

Chef de division : Guylaine Duclos

Téléphone : 418 646-7992

Courriel : guylaine.duclos@cspq.gouv.qc.ca 

Conservation des documents

Chef de division : Brigitte Racine

Téléphone : 418 646-7696, poste 231

Courriel : brigitte.racine@cspq.gouv.qc.ca 

Entreposage et distribution

Chef de division : Philippe Savard

Téléphone : 418 878-3285

Courriel : philippe.savard@cspq.gouv.qc.ca

Dernière mise à jour : 15 juin 2017

Rechercher de service

Documentation

Ce lien ouvre un document pdf dans une nouvelle fenêtre.

Information générale

Ligne CSPQ

418 644-CSPQ (2777)

1 855 644-CSPQ (2777)

Portail gouvernemental - Ce lien ouvre dans une nouvelle fenêtre.

© Gouvernement du Québec 2017. Ce lien ouvre dans une nouvelle fenêtre.