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Numérisation

Description du service

Le Service de numérisation, de l’impression et de l’insertion (SNII) du Centre de services partagés du Québec (CSPQ) met à votre disposition des solutions sécuritaires de numérisation. Les services de numérisation regroupent l’ensemble des activités visant à convertir les documents analogiques (papier, microformes, cartographiques, photographiques, etc.) en documents numériques (électroniques) afin d’en faciliter l’accès, la préservation et la consultation.

Les services de numérisation sont offerts à l’ensemble des ministères et organismes, aux réseaux de l’éducation, de la santé et des services sociaux ainsi qu’aux municipalités. Les services peuvent être offerts clés en main.

Ce que le service comprend

Ces services sont répartis en deux catégories, soit la numérisation massive et la numérisation de courrier entrant. La numérisation massive correspond à une quantité de documents déterminée, pour une période définie, tandis que la numérisation de courrier entrant traite une quantité variable et continuelle de documents.

  • Analyse du besoin
  • Service-conseil spécialisé en numérisation
  • Détermination des orientations
  • Plan d’action et stratégie de mise en œuvre du projet de numérisation
  • Réception, tri et mise en lots
  • Préparation matérielle des documents
  • Numérisation, indexation et saisie
  • Reconnaissance optique de caractères
  • Traitement des images
  • Contrôle de la qualité
  • Assurance qualité à chacune des étapes du processus
  • Destruction des documents

Ce que le service ne comprend pas

La numérisation offerte par le CSPQ ne comprend pas la conservation et l’entreposage à long terme des documents numérisés; toutefois, ces services sont offerts par le CSPQ.

Niveaux de service

Disponibilité du service

Le service est accessible du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30. Toutefois, il est possible d’effectuer des projets spéciaux de numérisation massive les soirs et les fins de semaine.

Délai d’obtention du service

Dès la réception de la demande, le CSPQ entreprend les démarches pour la prendre en charge dans un délai maximal de 24 h.

Délai de traitement ou de livraison 

Selon les besoins du client.

Suivi des étapes de réalisation 

Un conseiller du Service de la numérisation de l’impression et de l’insertion accompagne le client tout au long du processus.

Délai de facturation du service

L’ensemble des services est facturé mensuellement. La facture est payable dans les 30 jours suivant sa date d’émission.

Suivi après-vente

Après la livraison des travaux de numérisation, un suivi est effectué auprès du client afin de valider l’exactitude des travaux avant de procéder à la destruction des données électroniques et des papiers.

Modalités de partenariat

(Obligations générales et légales)

Le CSPQ s'assure du respect des engagements à l'entente de services partagésCe lien ouvre un document pdf dans une nouvelle fenêtre., principalement :

  • Accès à l'information et protection de renseignements personnels et confidentiels
  • Sécurité de l'information
  • Droit de propriété et droits d'auteur
  • Conflits d'intérêts
  • Règlement des différends
  • Vérification
  • Sous-traitance
  • Etc

Responsabilités et conditions

Le CSPQ s'assure également :

  • De la qualité des services rendus.
  • Du suivi personnalisé pour tout projet.

De son côté, le client doit :

  • Définir ses besoins.
  • Nommer un responsable pour tous les échanges opérationnels et fonctionnels avec le CSPQ.
  • Fournir au CSPQ une liste des documents à numériser.

Tarification

La tarification est établie en fonction du niveau de service convenu et de la consommation réelle du client.

Soutien à l'utilisation

Un conseiller du Service de la numérisation, de l’impression et de l’insertion vous accompagnera tout au long du processus.

Pour obtenir ce service

Ce service peut être obtenu par entente de services partagés ou par commande ad hoc.

Division de la numérisation

Service à la clientèle 

Pour information supplémentaire

Pour obtenir davantage de renseignements sur ce service, il suffit de communiquer avec Lynda Vézina, chef de division, au :

Dernière mise à jour : 25 mars 2019

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Information générale

Ligne CSPQ

418 644-CSPQ (2777)

1 855 644-CSPQ (2777)

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